Kouvolan Hopen tiimi on toiminut jo pari vuotta ilman nimettyä tiiminvetäjää. Miten toiminta pyörii sujuvasti ja hyvässä yhteistyössä? Tässä jutussa vapaaehtoiset Jonna ja Pia avaavat Kouvolan tiimin toimintatapoja – ja kannustavat ryhtymään vapaaehtoisiksi!
Tavanomaisesti Hopen paikallistiimeillä on yksi tai kaksi vapaaehtoista tiiminvetäjää, jotka vastaavat paikallisen avustustyön toteutumisesta ja vapaaehtoistyön työnjaosta. Kouvolassa on toimittu toisin.
Kouvolan Hopen toimipisteellä vastuu avustustyön arjesta jakautuu useille vapaaehtoisille. Vaikka tiimillä ei ole nimettyä tiiminvetäjää, työt sujuvat hyvin vahvan tiimihengen ansiosta. Vapaaehtoiset Jonna ja Pia uskovat, että onnistuneen järjestelyn taustalla on avoin tiedonkulku, keskinäinen luottamus ja mahdollisuus ottaa vastuuta oman mielenkiinnon mukaan.
Työt jaetaan mielenkiinnon mukaan – avoimesti
Arjen asioita käsitellään kasvokkain kuukausittaisissa kokouksissa ja joustavasti WhatsApp-ryhmässä. Työn sujuvuutta selkeyttää myös se, että moni on valinnut itselleen oman vastuualueen.
”Minä hoidan meillä sähköpostit ja asiakasaikojen sopimisen ja koordinoin yhteistöitä muiden toimijoiden kanssa”, kertoo Jonna.
Pia taas on toinen tiimin harrastustukien käsittelijöistä ja mukana joulukampanjan suunnittelutiimissä. Muiden tehtävien ohella hän hyllyttää lahjoituksia, mutta ei osallistu esimerkiksi asiakaskohtaamisiin.
Kaikilla vapaaehtoisilla ei ole omia vastuualueitaan. Kaksikko korostaa, että hyllyttäminen ja lahjoitusten vastaanottaminen on ydintoiminnan kannalta keskeisen tärkeää.
”Avustustoiminta ei pyöri, jos me kaikki vain naputtelisimme tietokoneella”, Jonna tiivistää.
Yhteishenki on kaikkien vastuulla
Kouvolan tiimissä koetaan, että jokainen vapaaehtoinen on vastuussa tiimin hyvästä hengestä. Vapaaehtoiseen työhön tullaan tekemään töitä muiden kanssa yhteisen tavoitteen eteen.
”Meillä ei ole tarvetta päteä, vaan toisten ideoihin suhtaudutaan avoimesti”, Jonna sanoo.
”Olemme tomeria ihmisiä. Toiminnassa voi pitää mukana sekin, että täällä saa rauhassa toteuttaa tomeruuttaan! Siis pitää huolta siitä omasta tehtävästään ja tehdä siihen liittyviä päätöksiä. Se on ainakin minulle henkilökohtaisesti tärkeää”, Pia kertoo.
Yhteisen tavoitteen, eli vähävaraisten perheiden auttamisen, eteen työskentely yhdistää vapaaehtoisia.
Luottamus syntyy tekemällä työtä luotettavasti
Hopen vapaaehtoisuuteen perustuva avustustoiminta rakentuu luottamukselle niin tiimin sisällä kuin yhteistyökumppaneiden, lahjoittajien ja asiakkaidenkin kanssa.
Kouvolassa vapaaehtoiset luottavat toisiinsa, eikä toisten tekemisten perään tarvitse jatkuvasti kysellä. Jos joku tarvitsee tukea tai neuvoa, sitä saa muilta tiimiläisiltä.
Yhteistyö myös muiden toimijoiden kanssa perustuu luottamukselle.
”Haluamme olla luotettavia ja pitää kiinni sovitusta. Siksi mietimme aina tarkasti etukäteen, että onhan tiimillä voimavaroja ja resursseja osallistua projekteihin. Meille on valikoitunut tietyt tahot, joiden kanssa olemme päässeet tekemään yhteistyötä jo pitkään”, Pia kertoo.
Toiminnan on oltava avointa ja luotettavaa myös lahjoittajien mielissä.
”Esimerkiksi lahjakortit kirjataan tarkasti, ja niiden luovuttamisesta jää aina merkintä. Huolellinen kirjaaminen pitää huolen siitä, että tiedämme, mihin jokainen lahjoitettu pennonen on käytetty”, Jonna kertoo.
”Kerromme avoimesti, miten jaamme lahjoitettuja tavaroita eteenpäin. Lahjoittajat ovat tervetulleita tutustumaan myös toimitiloihimme”, Jonna kertoo.
Tervetuloa vapaaehtoiseksi Kouvolan tiimiin!
Kouvolan tiimistä vinkataan, että toimintaan voi tulla tutustumaan aivan matalalla kynnyksellä.
”Tänne voi tulla käymään! Kaikki vapaaehtoiset aloittavat lahjoitusten lajittelusta ja hyllyttämisestä. Me perehdytetään siihen, ja muuhunkin toimintaan”, Jonna kertoo.
Vapaaehtoistyön aikataulu on joustavaa. Aluksi uusi vapaaehtoinen pääsee mukaan keskiviikkoiltaisin, kun toimipisteellä lajitellaan porukalla lahjoituksia ja otetaan vastaan asiakkaita. Kun toiminta tulee tutuksi, vapaaehtoiset voivat käydä lajittelemassa ja hyllyttämässä lahjoituksia myös oman aikataulunsa mukaan, säännöllisesti tai vain silloin tällöin. Joitain vapaaehtoisten tehtäviä voi tehdä myös etänä.
”Laita sähköpostia, kun haluat tulla tutustumaan”, Pia kannustaa.
Voit seurata Kouvolan Hopen ajankohtaisia kuulumisia Instagramissa ja Facebookissa.
Kiinnostuitko vapaaehtoistyöstä Hopessa?
Lue lisää vapaaehtoisuudesta ja ota yhteyttä lähimpään tiimiisi!
